DOCUMENTS SIV : GÉREZ FACILEMENT VOS FICHIERS !

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Incroyable mais vrai : en moyenne, un collaborateur passe 10h de travail par semaine pour rechercher des documents sur le réseau informatique de son entreprise, dont la moitié en pure perte* ! Pour les professionnels de l’automobile amenés, entre autres, à gérer les numéros d’immatriculation de leurs clients, les volumes de documents SIV à gérer au quotidien sont considérables (justificatifs clients, documents administratifs légaux, devis, factures, courriers, comptabilité, etc.) et peuvent multiplier exponentiellement ces pertes de temps surréalistes !

Les contraintes obligatoires, comme l’archivage et la conservation des données sensibles, ne permettent pas la moindre erreur. Les sollicitations peuvent être extrêmement pesantes : un client, une compagnie d’assurance, un organisme de crédit, un particulier tiers ou un service administratif vous fournit un justificatif important ? Vous devez pouvoir l’archiver rapidement en étant sûr de pouvoir remettre la main dessus à tout moment. Un document peut vous permettre de finaliser un dossier complexe, de satisfaire un client, de résoudre un litige ou de répondre à un contrôle de l’administration ? Vous devez pouvoir le rechercher et le retrouver le plus facilement et le plus rapidement possible. Il en va de votre efficacité, de votre productivité, voire même de votre crédibilité.

L’approche conventionnelle ? Ranger pour mieux retrouver…

A première vue, c’est une approche de bon sens : plus je range mes documents SIV selon une méthodologie stricte, plus j’ai de chance de les retrouver facilement. Pourtant, le rangement « classique » comporte de très nombreux pièges. Exemples :

  • si des protocoles de classement existent dans l’entreprise, ils ne sont pas forcément compris ou appliqués correctement par toutes les personnes intervenantes.
  • les documents SIV peuvent être rangés sur des postes informatiques différents, à accès limité. Un collaborateur en congés, un poste qui crashe… et c’est une perte de temps infinie.
  • les documents SIV peuvent se retrouver isolés sur différents objets connectés (smartphones, tablettes, etc.), sans réelle coordination entre eux.
  • ils peuvent provenir de plusieurs types de logiciels (comptabilité, messagerie, navigateur web, etc.) possédant chacun leur propre système de classement plus ou moins fiable.
  • la classification manuelle prend énormément de temps et entraîne toujours de nombreuses erreurs : oublis, suppressions accidentelles, doublons, etc.
  • Pire : les cinq points ci-dessus peuvent se cumuler entre eux !

En réalité, l’approche classique « ranger pour mieux retrouver » conduit invariablement, à moyen ou long terme, aux constats évoqués plus haut. Une incroyable perte de temps, de productivité, d’efficacité et d’argent.

La solution pour gérer vos documents SIV ? SIVARCHIVAGE

Un système complet pour numériser, archiver, sauvegarder, rechercher et diffuser rapidement tous vos documents SIV.

Gérer ses documents SIV avec SIVARCHIVAGE :

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1 – Numérisez tous vos documents SIV depuis le scanner d’un appareil multifonction, un poste fixe, un smartphone ou une tablette, équipé d’un logiciel pour les archiver et les sécuriser automatiquement.
2 – Indexez-les et retrouvez-les instantanément grâce à un moteur de recherche installé de manière totalement autonome depuis une box connectée en interne à votre réseau d’entreprise.
3 – Imprimez-les, partagez-les et diffusez-les facilement depuis un appareil multifonctions, un poste fixe, un smartphone, une tablette. C’est aussi simple que cela.

Imaginez les gains de productivité et d’efficacité générés par les dizaines d’heures gagnées chaque mois !

SIVARCHIVAGE est un système complet, simple et ultra-efficace. Très facile à installer et à utiliser, il vous permet de maîtriser totalement votre budget. Enfin une VRAIE solution pour gérer facilement vos documents SIV !

Profitez vous aussi dès à présent de la solution SIVARCHIVAGE au sein de votre entreprise.

*Source : IDC, The High Cost of not Finding Information – 2015

 

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